Depo yönetim sistemleri temelinde kullanılan depo veya depoların etkinlik ve verimlilik amacıyla işletilmesine imkân sağlamak adına kullanılan yüksek teknoloji altyapılardır. Bir depo içerisindeki malzemelerin taşınışını, bu malzemelerin depolanışını kontrol etmek ya da seyretmek için Depo Yönetim Sistemi yani Warehouse Management System adı verilen teknoloji kullanılır. WMS, veri şeffaflığı ilkesiyle uyumlu olması adına taşınacak malzemelerin nakliye aşamasını, teslimat aşamalarını, malzemelerin konum değişikliğini ve tedarik aşamasının diğer sistemlerini bütüncül bir şekilde içerisinde barındırır.
Warehouse Management System ile Otomatik Tanımlama
Depo operasyonlarının doğru yönetilmesini doğrudan etkileyen, operasyon hızı sunan unsurlardan olup; otomatik tanımlama sistemleri şeklinde de ifade edilebilmektedir. Depo operasyonlarında istenen senaryo en hızlı ve en iyi operasyonu gerçekleştirmektir.
Depo operasyonları için bilgi teknolojilerinden faydalanmada diğer amaç ise karşılaşılabilecek olan olası hataların minimuma indirilmesidir. Söz konusu bu sistemlere dâhil olan insan faktörü düşürüldüğünden olası insan hataları yaşanması da düşük seviyede olmaktadır.
Sistemde gerçekleşen operasyon akışı düzenli ve sistemli şekilde ilerlemektedir. Bunun yanı sıra sistem uluslararası özelliklere sahip olduğundan ötürü de sürece dâhil olan her şeyin belli bir standardının olması gerekmektedir.
Depo operasyonlarında yer alan otomatik tanımlama sistemleri içerisinde barkodlar dışında RFID sistemleri bulunduğu gibi bilgi teknolojileri kısmında ise veri akışı sağlayan sistemler, terminaller ve yazılımlar gibi çeşitli unsurlar da bulunmaktadır.
WMS kullanmanın avantajları nelerdir?
Depo operasyonlarının başarısını ciddi oranda belirleyen depolama sistemlerinin getirmiş olduğu çok sayıda avantaj bulunur. Bunlar:
Malzeme sayımının eksiksiz ve kısa süre içerisinde tamamlanması
Sorunsuz mal kabul işlemi ve sevkiyat gerçekleştirilmesi
Sipariş kontrollü bir sevkiyat gerçekleştirilebilmesi
Adres takibi ve depoda bulunan malzemenin konumunun rahatça tespit edilebilmesi
Radyo Frekansı ile çalışan el terminalleriyle bilgisayar ve evrak ihtiyacı duymadan işlemlerin tamamlanabilmesi
Barkod ya da el terminali kullanarak depo hareketlerinin kısa süre içerisinde tamamlanabilmesi
Her çeşit ticari programa kolayca entegrasyonu ve gerçekleştirilen işlemlerin otomatikman ticari programa aktarılması.
Neden Warehouse Maanagement System Kullanılmalı?
Ticari özellik taşıyan yazılımlar ya da ERP olarak bilinen kurumsal kaynak planlaması sağlayan sistemlerin depo yönetimi hususunda esas olan bazı imkânları bulunmaktadır. Bunlardan ilki depo ile detaylı bir depo tanımlamasının yapılabilmesidir. Örneğin; depo içerisinde yer, raf ya da konteyner ayrıntıları ya da depoya giren stokların depo içerisinde ayrıntılı şekilde belirtilmiş konumlarına yerleştirilmesi, alınacak malzemenin depo lokasyonuna göre alınması ve de stok miktarının istenirse yer bazında da görülebilmesi mümkün olmaktadır. Bunun yanı sıra, mevcutta birden fazla sayıda depo bulunuyor ise gerçekleşen ya da gerçekleşecek işlemlerin o depoya özel olacak şekilde ayrı ayrı işlenebilmesi ve yine hangi deponun stok takibi gerçekleştirilecek ise o depoya özgü çalışmaların gerçekleştirilebilmesi mümkün olmaktadır. Depo hacminde artış olması, işlemlerinin artması ya da daha karmaşık halde gelmesi gibi durumlarda depo otomasyon sistemleri kullanılan depolarda, kurumsal kaynak planlaması içinde yer alan depo yönetimi fonksiyonları istenilen desteği verememektedir. Ancak Depo Yönetim Sistemleri yani WMS- Warehouse Management Systems ile bu ihtiyaçlar kolayca karşılanabilmektedir.
Eski usul depo yönetim sistemleri, çalışma prensiplerindeki stok kabulleri, siparişlere göre stok tahsisleri ve sipariş doğrultusundaki stok çıkışları, mevcutta yer alan stokların istiflenmesi ya da korunması aşamalarını temel almış daha basit sistemlerdir. Bugün ise depolar ufak üretim planlamalarına da uygun olacak şekilde daha detaylı hizmetleri yerine getirebilmektedir. Gelişen depo kullanılabilirliği ve teknolojilerine destek sağlayabilmek adına geliştirilmiş Depo Yönetim Sistemlerinin kullanımı ile süreçler şeffaf ve hızlı opere edilebilmektedir.